Por: FABIÁN BARÓN SIERRA
Las adquisiciones requieren de un conducto regular para evitar la indisponibilidad del flujo de caja. Dicho conducto regular se debe reflejar en un esquema de funcionamiento y política de procedimiento que soporte, entre otras cosas:
-Certeza de la necesidad
-Niveles de autorizaciones (Beneficio: Control del presupuesto)
-Número de cotizaciones -Sanciones por incumplimiento al procedimiento
-Reflejo en el balance de activos o estado de gastos
Con miras a lo anterior, es indispensable que el proceso de compras tenga un lineamiento que todas las personas involucradas conozcan.
Este lineamiento (reflejado en un esquema de funcionamiento y una política de procedimiento), debe contener:
-Su inicio: requisición de la adquisición
-Su desarrollo: autorizaciones/verificaciones/cotizaciones/orden de compra
-Su salida: factura/contabilización
Como Contador debes tener presente que siempre has estado viendo solamente el árbol de la contabilización, pero debes entender, con esto, que para asegurar una información financiera razonable, debes entonces observar todo el bosque de la entidad. La contabilización simplemente es la salida de todo un proceso que trae consigo diferentes variables, que si no se tienen en cuenta, este último árbol crece torcido.
Descarga a continuación una ilustración del proceso de compras: